Lors de mon dernier article, Suivi de projet avec DotProject : le rôle primordial des développeurs, nous avons vu comment l’information entrée par le développeur est importante et peut l’aider entre autres à bien planifier son travail et éviter des problématiques tardives de dépassement. L’information provenant du développeur est naturellement de première importance pour le chef de projet. Elle lui permet de s’assurer que le projet dont il a la responsabilité est dans les budgets, dans les échéanciers et que toutes les activités sont sous contrôle.

Je vous rappelle que 4 informations sont mises à jour quotidiennement par les développeurs sur les activités en cours.

1. Le nombre d’heures accumulées dans sa journée ;
2. Un commentaire décrivant ce qu’il a fait et/ou les problèmes rencontrés ;
3. Le pourcentage d’avancement de cette activité ;
4. Indiquer si l’activité est en problème.

Avec cette information compilée par DotProject sous forme de tableau de bord, le chef de projet est en mesure d’avoir quotidiennement une bonne vue d’ensemble de la situation du projet. Elle lui donnera un premier coup d’œil précis sur l’état de son projet et sur les actions à prendre rapidement pour rétablir les situations problématiques.

Supposons un projet simple : développer une page WEB d’entrée de données avec une connexion à une table DB2 sur un serveur AS-400. Examinons le tableau de bord suivant du projet (cliquez dessus pour mieux en voir le contenu) :

L’information fournie par le développeur et regroupée ici dans ce tableau de bord nous donne aisément les indications suivantes :

• Les activités 1 et 2 sont en problème de dépassement tandis que la 3 et 4 sont sous contrôle.
• En indiquant le % d’avancement des tâches 1 et 2 bien en deçà du temps dépensé à date, il est facile de voir que des écarts importants sont prévus si aucune action n’est prise.

En consultant les commentaires sur la feuille de temps DotProject entrée par le développeur sur le détail des activités 1 et 2, le chef de projet pourra aisément donner la raison des écarts à son client. Nous verrons lors d’un prochain article comment on catégorise de façon simple et claire les raisons des écarts possibles.

Naturellement, le travail du chef de projet ne s’arrête pas là. Il devra rencontrer les développeurs responsables des activités en dépassement surtout si celle-ci est identifiée « en problème ». Suite à cette rencontre, il sera en mesure de fournir au client les actions suggérées afin de combler les écarts, si possible.

Tout ceci semble de base et vous paraît peut-être du réchauffé. Sauf que mon expérience démontre que ce simple réflexe n’est pas automatique pour le chef de projet. Ces derniers gèrent trop souvent par le feeling et un outil tel que ce tableau de bord évite bien des pièges dans lequel il est très difficile de se sortir une fois tombé dedans. L’examen de ce tableau force l’action rapide et les mesures de précaution, surtout dans la cadre d’un projet plus complexe.

Chez AXON, la règle veut que ce tableau soit examiné à tout le moins hebdomadairement. Nous incluons dans nos ententes contractuelles avec les clients une clause de livraison hebdomadaire de l’état du projet, incluant les rapports de DotProject. Cette clause force le chef de projet à faire une excellente révision hebdomadaire de ses projets et ainsi se préparer aux questions toujours plus pointues et justifiées de ses clients.