« Garbage in, Garbage out », voilà une expression qui prend tout son sens dans le processus de gestion de projet. Afin de faire un suivi de projet efficace, le chef de projet a besoin de s’appuyer sur des informations justes et complètes. Chez AXON, l’implantation de DotProject nous a permis de donner l’occasion aux développeurs (j’emploie ici développeur pour tous les membres du projet : programmeur, designer, analyste, AQ, …) de fournir cette information dans un processus naturel où le développeur lui-même y trouve son compte.

Mais de quelle information s’agit-il? Grande question! Et la réponse est finalement toute simple. Le développeur doit entrer sur chaque activité les 4 éléments d’informations suivants :

1. Le nombre d’heures accumulées dans sa journée sur une activité donnée;
2. Un commentaire décrivant ce qu’il a fait ou les problèmes rencontrés pendant ce temps ;
3. Le pourcentage d’avancement de cette activité;
4. Indiquer si l’activité est en problème.

Ces quatre informations sont ce que le chef de projet a besoin pour connaître l’avancement du projet. Je vous expliquerai dans un prochain article ce que le chef de projet fait avec cette information mais pour le moment analysons comment la saisie de ces données impacte le développeur.

Le nombre d’heures (1) est une information de base, tous les systèmes de feuille de temps (FDT) l’ont. Sauf que dans le contexte de DotProject où le processus demande au développeur d’entrer sa FDT quotidiennement, cette information est beaucoup plus précise que lorsqu’on demande aux développeurs de compléter sa FDT au minimum une fois par semaine ou une fois par mois (!).

L’entrée du commentaire (2) est beaucoup moins présente dans les systèmes de FDT. Pourtant, elle est de première importance. Elle permet au chef de projet de bien comprendre quels efforts ont été mis sur une activité et si c’est le cas, pourquoi il y a une variation entre le réel et le planifié. Chez Axon, cette information est fournie au client hebdomadairement avec la feuille de temps de chaque développeur.

Le pourcentage d’avancement (3) de l’activité est la plus difficile à obtenir. Elle demande de la rigueur et un minimum de planification au développeur. Pour fournir ce chiffre le plus exactement possible, le développeur doit connaître et comprendre la nature du mandat identifié par l’activité. Pour y arriver, il doit mettre en place trois bonnes pratiques : (a) faire un plan d’action pour livrer l’activité, (b) prendre le temps de vérifier avec son chef de projet si sa compréhension est bonne, (c) s’assurer dès le début d’adresser les incertitudes qu’implique l’activité. Ensuite, il devient tout à fait aisé pour le développeur de fournir un degré d’avancement le plus juste possible.

La dernière information est un indicateur (4). Le développeur jugeant qu’il ne rencontrera pas le délai établi pour l’activité en raison de problèmes techniques, d’un manque d’information ou simplement d’une estimation qui n’était pas réaliste, doit cocher l’indicateur « Problème » afin que le chef de projet en soit avisé le plus tôt possible.

Implanter un système de suivi comme DotProject implique un changement important dans les façons de faire des développeurs. Ces changements sont parfois difficiles à instaurer, mais tous les membres de l’équipe de projet en retirent les avantages suivants :

1. Ils apprennent à mieux estimer puisqu’ils sont exposés au % d’avancement et au temps réel consacré ;
2. En partageant une responsabilité de livraison dans les temps, ils s’imposent eux-mêmes le réalisme du résultat qui fonctionne, en mettant de côté l’utopie de la réalisation parfaite ;
3. En étant parfaitement conscient des limites de temps qui leur sont allouées, ils apprennent à référer au chef de projet si un client demande plus que prévu. Lorsque le suivi est dilué, il est plus difficile de résister aux demandes insistantes ;
4. Ils sont libérés de certaines pressions parfois stressantes des projets parce que leurs préoccupations sont partagées et connues.

Avec ces avantages, un bon système de suivi de projet devient plus facile à implanter et va entraîner de meilleures pratiques et de nombreux bénéfices pour l’organisation.