Première des choses, si vous souhaitez trouver la solution aux problèmes d’évaluation dans cet article…. ne le lisez pas, vous allez probablement terminer avec plus de questions que de réponses…

Entendu à la fin d’une présentation à un prospect : “En passant, comme ça, juste pour avoir une idée, comment tu penses que ça peut prendre de temps faire ça ?”

Et voilà, le piège est tendu. Maintenant, après quelques années d’expérience, lorsque cette question nous est posée, je prône chez-nous de respecter le conseil que j’ai retenu du spectacle de l’humoriste Patrick Huard : “Ferme ta gueule…”

Ferme-la, parce que le chiffre que tu vas émettre à ce moment va te suivre le restant du projet. “Ben voyons, comment ça 550 jours, au début tu m’avais dit 200″.

Ferme-la parce que ce que tu vas évaluer à ce moment là est complètement différent de ce que tu vas faire.

Ferme-la parce que tu n’as rien à gagner à ce jeu, mais beaucoup à perdre.

Ce que je pense de l’estimation de projet est très contradictoire. Autant je comprends qu’on ne peut pas s’en passer autant il est clair que c’est une activité de “voyant” et de “chaman”. D’un côté il faut savoir dans quoi on s’embarque quand on débute un projet, mais de l’autre côté “on dépense énormément de $$$ à essayer de deviner combien de $$$ on va dépenser”. Et ce conseil s’applique autant aux consultants qu’aux responsables de projets qui doivent rendre des comptes à leurs supérieurs!

On sait depuis longtemps que l’estimation est une science très inexacte et ce dans tous les domaines. On construit des édifices depuis des millénaires (on a commencé en paille), on connaît bien les caractéristiques des matériaux qu’on utilise en plus de voir physiquement ce que l’on crée pour en juger l’avancement….. pourtant les estimations tiennent rarement le coup même pour la plus petite des résidences…. Une maison de 150 000$, prévoyez 200 000$.

On ne fait des systèmes d’informations que depuis quelques dizaines d’années. La technologie évolue tellement rapidement qu’on utilise souvent des “matériaux” dont on découvre les caractéristiques au fur et à mesure du projet. Pour compléter le portrait, ce que l’on construit est souvent….. invisible. Beau défi.

Le problème pour moi n’est pas l’estimation en tant que telle (il en faut une), mais l’utilisation qu’on en fait. Lorsque le produit de l’estimation devient le principal outil décisionnel et cela à tous les niveaux du projet, je crois qu’on navigue sur du mou….

On parle beaucoup de méthode d’estimation, de processus d’estimation, d’outil d’estimation, mais très rarement de l’objectif de l’estimation et du rôle que son produit jouera dans le projet. C’est pourtant un élément clé.

Par exemple, le rôle du budget estimé peut être de :

• Déterminer tout simplement si l’entreprise a les moyens d’entreprendre le projet.
• Calculer un retour sur investissement “ROI”.
• Planifier les travaux et les besoins en RH.
• Permettre le suivi et le contrôle du projet

Je crois que le dernier point “Permettre le suivi et le contrôle” est l’utilisation la plus dangeureuse du produit de l’estimation. En fait l’idée ici est de se mesurer, de mesurer la performance, l’avancement. Le danger à ce niveau est bien réel. Si on se mesure avec une estimation qui ne correspond pas à la réalité (et peu importe pourquoi), on tombe dans le piège. On perd de vue que l’estimation est une estimation. On la considère maintenant comme un fait, un objectif à atteindre et on prend des décisions critiques basées uniquement sur cet élément d’information. On ne contrôle plus le projet selon les faits réels, mais selon “L’ESTIMATION”.

On met plus de monde, on allonge les journées de travail, on retranche des fonctions, on change les joueurs. Pourquoi ? Parce qu’on dépasse les estimations….. Pourquoi on dépasse les estimations ? Cette question cruciale n’est que très rarement posée et encore plus rarement répondue. Pourquoi on ne répond pas ? Évidemment parce qu’on a pas le temps, on doit travailler plus fort pour entrer dans notre estimation.

Un synonyme d’estimation est “approximation”. Au dictionaire, on y dit : “Évaluation par à peu près, qui s’approche de la valeur exacte cherchée sans y atteindre absolument.”

Tous les paramètres utilisés pour effectuer l’estimation changent pendant un projet (contenu, qualité des ressources, porteur du dossier) sans compter les surprises, mais souvent l’estimation elle-même demeure. Étant donné qu’on continue de l’utiliser pour se mesurer, on se mesure avec quoi au juste ?

Est-il possible et rentable de faire une projet qui n’est pas mesuré et contrôlé par les estimations…. Ça vaut la peine qu’on y pense… à suivre.